Due livelli di tutela, non uno solo
I dati di un fascicolo legale sono protetti su due piani distinti. Il primo è il GDPR (Regolamento UE 2016/679), che si applica a qualunque dato personale trattato dallo studio. Il secondo è il segreto professionale dell’avvocato (art. 622 c.p. e Codice Deontologico Forense, art. 9 e 13): un dovere di riservatezza che esiste indipendentemente dal GDPR e che non viene meno solo perché un trattamento è «conforme» sulla carta.
Alcuni fascicoli, inoltre, contengono per loro natura dati che il GDPR definisce «particolari» (art. 9 — ad esempio dati sanitari in una causa di risarcimento o di diritto del lavoro) o «giudiziari» (art. 10 — condanne penali e reati, tipici del penale). Ogni strumento che tratta questi dati — un copilota di redazione, un software di pratica, un assistente vocale — va scelto e configurato tenendo conto di entrambi i livelli.
Le domande da porsi prima di adottare uno strumento
Prima di far entrare un tool AI nel flusso di una pratica, vale la pena rispondere a poche domande concrete:
- Base giuridica: qual è la base che legittima il trattamento (di norma, l’esecuzione del mandato o la difesa di un diritto)?
- Responsabile del trattamento: il fornitore firma un accordo ex art. 28 GDPR (DPA) come responsabile?
- Dove risiedono i dati: sono conservati nell’UE o trasferiti fuori? Con quali garanzie (es. clausole contrattuali standard)?
- Segreto professionale: lo strumento espone informazioni di fascicolo a personale del fornitore o a terzi non autorizzati?
- Minimizzazione: lo strumento tratta solo i dati necessari alla finalità, e per il tempo necessario?
Gli strumenti che consigliamo
Per gli studi legali raccomandiamo quattro strumenti, uno per ogni area: ElevenLabs per il centralino AI, Clio per la gestione di clienti e pratiche, Fatture in Cloud per fatturazione e parcelle e Spellbook per la redazione di atti e contratti.
Scopri gli strumenti e i siti ufficialiAI generativa e cautele aggiuntive
Con gli strumenti di AI generativa (copiloti di redazione, trascrizione, assistenti) va chiarito un punto spesso trascurato: i documenti o le registrazioni caricati vengono usati per addestrare i modelli del fornitore? Per un fascicolo legale la risposta accettabile è «no», con garanzie contrattuali esplicite. Preferite fornitori pensati per il settore legale, che offrono modalità dedicate agli studi e che escludono l’uso dei dati di pratica per l’addestramento.
Anche l’informativa al cliente e la lettera di incarico vanno aggiornate: se parte della gestione della pratica avviene tramite strumenti AI, è corretto che il cliente lo sappia in modo trasparente.
Una nota onesta
Questa guida ha scopo informativo e non sostituisce il parere di un consulente privacy, di un DPO o la valutazione deontologica del singolo caso. La conformità dipende dallo specifico strumento, dalla configurazione e dal tipo di pratica. Il messaggio di fondo, però, è incoraggiante: usare l’AI nello studio in modo conforme è possibile — a patto di sceglierla con criterio, non di improvvisare.